Optimalisatie door de aanbesteding van voeding en maaltijden

Een aanbesteding voor voeding binnen een zorginstelling kan op verschillende manieren zorgen voor meer efficiency:

1. Centrale inkoop: Door het implementeren van een centraal inkoopproces voor voeding kan de zorginstelling profiteren van schaalvoordelen. Door grotere volumes in te kopen en afspraken te maken met leveranciers, kunnen gunstigere prijzen en condities worden bedongen.

2. Standaardisatie: Het standaardiseren van voedingsproducten en -diensten kan leiden tot een efficiënter inkoopproces. Door te werken met een beperkt assortiment van goedgekeurde producten, kan de bestelling en levering gestroomlijnd worden en kunnen onnodige variaties en complexiteit worden vermeden.

3. Leveranciersbeheer: Een goed leveranciersbeheer is essentieel voor een efficiënt inkoopproces. Door de relaties met leveranciers te managen en regelmatig te evalueren, kunnen mogelijke knelpunten worden geïdentificeerd en opgelost. Dit kan leiden tot betere communicatie, snellere leveringen en een hogere kwaliteit van de geleverde voedingsproducten.

4. Automatisering: Het gebruik van geautomatiseerde systemen, zoals een P2P-systeem (Purchase-to-Pay), kan het inkoopproces en een aanbesteding efficiënter maken. Met een geïntegreerd systeem kunnen bestellingen digitaal worden geplaatst, facturatie kan geautomatiseerd worden en voorraadbeheer kan realtime worden bijgehouden. Dit vermindert administratieve lasten, voorkomt fouten en versnelt de doorlooptijden.

5. Data-analyse: Door het analyseren van inkoopdata kunnen patronen en trends worden geïdentificeerd. Deze inzichten kunnen gebruikt worden om het inkoopproces en een aanbesteding verder te optimaliseren. Bijvoorbeeld door het identificeren van kostenbesparingsmogelijkheden, het verminderen van verspilling en het beter afstemmen van de vraag op het aanbod. Summit Group gebruikt hiervoor het inkoop dashboard Rintin (www.rintin.nl).

Door het implementeren van deze efficiencyverbeteringen in de aanbesteding voor voeding kan een zorginstelling kosten besparen, de operationele processen stroomlijnen en de kwaliteit van de geleverde voeding optimaliseren. Dit stelt de zorginstelling in staat om zich meer te focussen op de zorgverlening aan patiënten en cliënten, terwijl de inkoopprocessen effectief en efficiënt worden beheerd. 

Efficiëntie en kostenbesparing spelen een cruciale rol bij alle interne en logistieke aspecten rondom voeding in ziekenhuizen, VVT-instellingen, gehandicaptenzorg organisaties, jeugdzorg en GGZ. Het optimaliseren van processen en het verkrijgen van inzicht in kostenposten zijn van groot belang. Daarom is de basis hiervoor vaak een geïntegreerd bestelsysteem voor alle voeding gerelateerde zaken.

Met dit geïntegreerde bestelsysteem stroomlijnen wordt het hele proces gestroomlijnd. Alle bestellingen worden gecentraliseerd en komen op één factuur terecht. Dit zorgt voor overzichtelijkheid en gemak. Bovendien kunnen in het bestelsysteem vaak favorietenlijsten worden gemaakt, waardoor herhaalbestellingen eenvoudig kunnen worden gedaan. Daarnaast kunnen budgetmeters worden ingesteld, waarmee de uitgaven kunnen worden bewaakt en beheerd.

De implementatie van dit bestelsysteem heeft voordelen voor verschillende afdelingen binnen de zorginstelling. In het primaire proces, op de afdeling Financiën & Control en op de administratieafdelingen worden administratieve handelingen zoveel mogelijk geëlimineerd. Dit bespaart tijd en verhoogt de efficiëntie van het hele voedingsproces.

Het mogelijke resultaat van deze efficiënte oplossing is een aanzienlijke kostenreductie van 15 tot 40%. Door het centraliseren van bestellingen en het inzichtelijk maken van kostenposten kunnen onnodige uitgaven worden geïdentificeerd en beheerd. Bovendien kan er een tijdwinst van 5 tot 10% worden behaald, doordat administratieve taken worden geautomatiseerd en vereenvoudigd.

Deze aanpak biedt ziekenhuizen, VVT-instellingen, gehandicaptenzorg organisaties, jeugdzorg en GGZ een effectieve en efficiënte manier om het voedingsproces te optimaliseren. Door kostenreductie en tijdwinst kunnen zorginstellingen zich richten op hun kerntaak: het bieden van kwalitatieve zorg aan hun patiënten en cliënten. De Summit consultants begeleiden het gehele traject. Van de selectie van de voedingsmiddelen leveranciers en het bestelsysteem tot aan het optimaliseren van de administratieve processen rond voeding.