Optimalisatie door selfbilling

Selfbilling, een innovatieve methode van facturatie waarbij de afnemer zelf facturen genereert en verzendt voor ontvangen goederen of diensten, is een praktijk die steeds meer terrein wint in diverse sectoren, waaronder de zorg. Summit Group heeft ervaring met succesvolle implementaties van selfbilling in zorginstellingen, waardoor een gestroomlijnd procesverloop wordt gerealiseerd.

Het implementeren van deze methode heeft een aantal voordelen:

1. Tijdsbesparing
   In de zorgsector, waar het frequente gebruik van PNIL (Personeel Niet In Loondienst, zoals uitzendkrachten, detacheerden en zzp-ers) tot een hoog aantal facturen leidt, kan selfbilling zorgen voor een aanzienlijke besparing van tijd. Daarnaast zijn facturen van PNIL in de zorg erg geschikt voor selfbilling: de invulling van de factuur wordt gedaan op basis van eigen data uit het urenregistratiesysteem. Dit resulteert in tijdswinst doordat de facturen van externe partijen niet meer gecontroleerd hoeven te worden en er geen communicatie over eventuele correcties nodig is.
   
   Het geschatte aantal bespaarde uren bedraagt in totaal 1068 uur. Deze tijd werd eerder besteed aan verschillende taken door verschillende afdelingen: het boeken van facturen en stelposten, het berekenen van stelposten en het uitvoeren van controles door de afdeling Planning & Control, het controleren van facturen door ad-hoc planners en het accorderen van facturen door de manager capaciteitsplanning. Deze efficiëntieverbeteringen resulteren in een totale besparing van €33.500.
   
   
2. Verhoogde precisie
   Automatisering van facturatie met behulp van selfbilling vermindert fouten aanzienlijk. De juiste tarieven voor PNIL worden op deze manier nauwkeurig toegepast. Zo is er meer controle op de juistheid van de facturaties: er is geen ruimte om af te wijken van de contractueel vastgelegde afspraken.
   
   Vooraf werd geschat dat de zorginstelling €40.000 aan kosten zou hebben als gevolg van foutieve facturen, op basis van een foutpercentage van 0,5%. In de praktijk bleek echter dat dit foutpercentage aanzienlijk hoger zou kunnen liggen vanwege talrijke facturen met o.a. te veel gedeclareerde uren en/of onjuiste tarieven, en zelfs dubbele facturatie.
   
   
3. Snellere doorlooptijd
   Door het elimineren van wachttijd op facturen van PNIL wordt het facturatieproces nog efficiënter. Dit verkort de tijd tussen dienstverlening en betaling, wat ook een voordeel is voor de dienstverlenende partij, en het resulteert in een vloeiender en voorspelbaarder verloop van de kosten. Er wordt zo ook meer overzicht gecreëerd binnen het grote aantal facturen.
   
   Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken met uitzendbureaus en zzp bemiddelingsbureaus om de overgang naar selfbilling te realiseren. In nieuwe contracten is het zeer verstandig om de optie tot selfbilling juridisch vast te leggen, om deze mogelijkheid te verzekeren. Zo is er transparantie en draagt een goede samenwerking bij aan een gestroomlijnd proces dat gebaseerd is op precisie en efficiëntie.