Procesoptimalisatie door P2P: Procurement to pay in de zorg
P2P staat voor Procure to Pay of Purchase to Pay en betreft het end-to-end proces van inkoop tot betaling binnen een organisatie. Het omvat alle stappen die betrokken zijn bij het inkopen van goederen of diensten, van het plaatsen van een bestelling tot het afhandelen van de betaling aan de leverancier.
Het P2P-proces begint met de inkoopfase, waarin de behoefte aan goederen of diensten wordt geïdentificeerd, leveranciers worden geselecteerd, prijzen en voorwaarden worden onderhandeld, en uiteindelijk een bestelling wordt geplaatst. Vervolgens komt de ontvangstfase, waarin de goederen of diensten worden ontvangen en gecontroleerd op kwaliteit en kwantiteit. Daarna volgt de facturatiefase, waarin de leverancier een factuur stuurt op basis van de geplaatste bestelling en de ontvangen goederen of diensten. Tot slot vindt de betalingsfase plaats, waarin de factuur wordt goedgekeurd, verwerkt en betaald.
Het automatiseren van het P2P-proces kan de efficiëntie verbeteren, de fouten verminderen en de transparantie vergroten. Het maakt gebruik van digitale systemen en tools, zoals inkoopsoftware, elektronische catalogi, workflows voor goedkeuring en elektronische facturatie, om het proces gestroomlijnd en geautomatiseerd te maken.
Voor ziekenhuizen, VVT-instellingen, organisaties voor de gehandicaptenzorg, jeugdzorg en GGZ kan een geoptimaliseerd P2P-proces bijdragen aan kostenbesparingen, betere controle over uitgaven, nauwkeurige facturatie en een efficiëntere samenwerking met leveranciers. Inkoopadviseurs kunnen een waardevolle rol spelen bij het implementeren en optimaliseren van het P2P-proces, door best practices aan te reiken, technologieën te adviseren en ondersteuning te bieden bij het ontwerpen en implementeren van efficiënte inkoop- en betalingsprocessen.
Het doel van P2P is om het inkoopproces efficiënter te maken en inkoopresultaten te borgen. Dit wordt bereikt door assortimenten af te stemmen volgens een vooraf ingestelde procuratieregeling. Hierbij worden afspraken gemaakt over welke producten en diensten besteld kunnen worden en wie hiervoor verantwoordelijk is binnen de organisatie. Op deze manier wordt voorkomen dat er buiten de gestelde kaders wordt besteld.
Een van de belangrijkste voordelen van P2P is de tijdsbesparing. Door het automatiseren van het proces van bestelling tot factuurafhandeling kan er veel tijd worden bespaard. Het handmatig verwerken van documenten wordt vervangen door een geautomatiseerd systeem, waardoor de administratieve last wordt verminderd. Het mogelijke resultaat van het implementeren van P2P is een tijdsbesparing van maar liefst 30 tot 40% in de factuurafhandeling. Dit betekent dat medewerkers meer tijd hebben voor andere belangrijke taken en processen sneller kunnen verlopen.
Daarnaast zorgt P2P voor een betere borging van inkoopresultaten. Door het proces te automatiseren en te standaardiseren, wordt de kans op fouten en dubbele betalingen geminimaliseerd. Hierdoor wordt het budget nauwkeurig bewaakt en kunnen kostenbesparingen worden gerealiseerd. Bovendien draagt P2P bij aan een effectiever voorraadbeheer en een betere inkoopbeheersing.
Door onze expertise op het gebied van Inkoop, ICT en Finance kan Summit Group u ondersteunen bij het implementeren van het P2P-proces. We hebben ervaring in het optimaliseren van inkoopprocessen binnen zorginstellingen en kunnen helpen bij het selecteren van geschikte softwareoplossingen. Daarnaast kunnen we adviseren over het opzetten van een procuratieregeling en het efficiënt inrichten van het P2P-proces. Met onze expertise kunt u de voordelen van P2P benutten, zoals tijdsbesparing en een verbeterde inkoopbeheersing, wat leidt tot efficiëntere en kosteneffectieve processen binnen uw zorginstelling.